Επικοινωνία με Γονείς: SMS, Viber ή Email;
Ποιο κανάλι για ποιο μήνυμα, πόσο κοστίζει το καθένα και πώς φτιάχνετε πλάνο επικοινωνίας που ενημερώνει χωρίς να κουράζει.
Η σωστή απάντηση δεν είναι ένα κανάλι αλλά αντιστοίχιση καναλιού με τύπο μηνύματος. Το επείγον πάει SMS ή Viber, το τεκμηριωμένο πάει email, και το συζητήσιμο πάει τηλέφωνο. Τα φροντιστήρια που στέλνουν τα πάντα από το ίδιο κανάλι είτε ξοδεύουν άσκοπα είτε δεν διαβάζονται.
Τα κανάλια και τι κάνει καλά το καθένα
SMS
Φτάνει σε κάθε κινητό, χωρίς εφαρμογή, χωρίς internet, και ανοίγεται σχεδόν πάντα μέσα σε λεπτά. Έχει κόστος ανά μήνυμα και περιορισμένους χαρακτήρες.
Κατάλληλο για: απουσία αυθημερόν, έκτακτη ακύρωση μαθήματος, επείγουσα αλλαγή ώρας.
Viber
Δωρεάν, χωρίς όριο μήκους, υποστηρίζει εικόνες και συνδέσμους. Φτάνει μόνο σε όσους το χρησιμοποιούν — στην Ελλάδα η διείσδυση είναι υψηλή αλλά όχι καθολική, ειδικά σε μεγαλύτερες ηλικίες.
Κατάλληλο για: ό,τι και το SMS, με αυτόματη επιστροφή σε SMS όταν δεν παραδίδεται.
Δωρεάν, απεριόριστο μήκος, συνημμένα, και — το σημαντικότερο — αφήνει γραπτό ίχνος. Διαβάζεται όμως αργά και από λιγότερους.
Κατάλληλο για: αποδείξεις, βεβαιώσεις, αναλυτική ενημέρωση προόδου, ανακοινώσεις προγράμματος, πολιτικές του φροντιστηρίου.
Τηλέφωνο
Το ακριβότερο σε χρόνο και το αναντικατάστατο για ό,τι έχει συναισθηματικό βάρος.
Κατάλληλο για: πτώση επίδοσης, επαναλαμβανόμενες απουσίες, οικονομική εκκρεμότητα, κάθε δύσκολη συζήτηση. Ένα μήνυμα για τέτοιο θέμα διαβάζεται πάντα πιο σκληρά από όσο το εννοούσατε.
Πλάνο επικοινωνίας μιας χρονιάς
Γράψτε το μία φορά και εφαρμόστε το σε όλους. Ενδεικτικά:
- Αυτόματα: απουσία (ίδια μέρα), υπενθύμιση πληρωμής (3 στάδια), επιβεβαίωση είσπραξης.
- Μηνιαίως: σύντομη ενημέρωση προόδου με email — βαθμοί περιόδου και ένα σχόλιο.
- Τρεις φορές τον χρόνο: συνάντηση γονέων.
- Όποτε χρειαστεί: τηλέφωνο για ό,τι είναι σοβαρό.
Το κρίσιμο είναι η αναλογία. Αν κάθε επικοινωνία σας είναι κακό νέο — απουσία, οφειλή, χαμηλός βαθμός — οι γονείς μαθαίνουν να φοβούνται το όνομά σας στην οθόνη. Φροντίστε ένα μέρος των μηνυμάτων να είναι θετικά ή ουδέτερα.
Τι να μη γράφετε ποτέ σε μήνυμα
- Βαθμούς σε ομαδική συνομιλία. Είναι προσωπικά δεδομένα ανηλίκου.
- Οικονομικές εκκρεμότητες σε ομαδικό κανάλι. Ποτέ, για κανένα λόγο.
- Κρίσεις για συμπεριφορά. Αυτά λέγονται στο τηλέφωνο ή δια ζώσης.
- Ονόματα άλλων μαθητών σε επικοινωνία με γονέα.
Ομαδικές συνομιλίες: η παγίδα
Είναι δελεαστικές γιατί είναι δωρεάν και άμεσες. Δημιουργούν όμως τρία προβλήματα: εκθέτουν τα τηλέφωνα όλων των γονέων μεταξύ τους, μετατρέπονται σε χώρο παραπόνων που δεν ελέγχετε, και δημιουργούν προσδοκία απάντησης όλο το εικοσιτετράωρο.
Αν τις χρησιμοποιείτε, ορίστε ρητά ότι είναι μονόδρομες ανακοινώσεις και ότι τα ερωτήματα απαντώνται στη γραμματεία, σε ωράριο.
Πρακτικά
Δύο πράγματα κάνουν τη διαφορά περισσότερο από την επιλογή καναλιού: σωστά και ενημερωμένα τηλέφωνα, και αυτοματοποίηση των επαναλαμβανόμενων μηνυμάτων. Χωρίς το πρώτο, κανένα κανάλι δεν φτάνει. Χωρίς το δεύτερο, τα μηνύματα στέλνονται όποτε προλάβει κάποιος — δηλαδή άνισα, και οι γονείς το προσέχουν.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιο κανάλι προτιμούν οι γονείς;
Διαφέρει ανά οικογένεια, γι αυτό ρωτήστε το στην εγγραφή και καταγράψτε την προτίμηση. Στην πράξη τα άμεσα μηνύματα λειτουργούν καλύτερα για επείγοντα και το email για ό,τι θέλει τεκμηρίωση.
Πόσο συχνά είναι πολύ συχνά;
Πάνω από δύο-τρία μη επείγοντα μηνύματα την εβδομάδα αρχίζει να θεωρείται ενόχληση. Τα αυτόματα λειτουργικά μηνύματα, όπως απουσία ή επιβεβαίωση πληρωμής, δεν μετρούν το ίδιο γιατί είναι αναμενόμενα.
Χρειάζομαι συγκατάθεση για μηνύματα;
Για λειτουργική επικοινωνία στο πλαίσιο της σύμβασης εκπαίδευσης η βάση είναι διαφορετική από ό,τι για προωθητικά μηνύματα. Δηλώστε στην εγγραφή τι μηνύματα στέλνετε και σε ποιο κανάλι, και ζητήστε ξεχωριστή συγκατάθεση για οτιδήποτε διαφημιστικό.
Να απαντάω σε μηνύματα εκτός ωραρίου;
Ορίστε και ανακοινώστε ωράριο απάντησης. Η διαθεσιμότητα όλο το εικοσιτετράωρο δημιουργεί προσδοκία που δεν μπορείτε να τηρήσετε συστηματικά, και η ασυνέπεια ενοχλεί περισσότερο από το όριο.
Δείτε τι κάνει το EduCore
Ελληνικό CRM/ERP για φροντιστήρια, κέντρα ξένων γλωσσών, κέντρα ειδικής αγωγής και ωδεία: μαθητές, δίδακτρα, πρόγραμμα, παρουσίες και επικοινωνία με γονείς σε ένα σημείο. 14 ημέρες δωρεάν δοκιμή — χωρίς πιστωτική κάρτα.