Κλείσιμο Σχολικής Χρονιάς: Checklist 12 Σημείων
Τι πρέπει να κλείσει πριν τον Ιούλιο — οικονομικά, δεδομένα, προσωπικό και προετοιμασία της επόμενης χρονιάς, με σειρά.
Το κλείσιμο της χρονιάς δεν είναι μία ενέργεια αλλά τέσσερις ομάδες εργασιών: οικονομικά, δεδομένα, προσωπικό και προετοιμασία της επόμενης. Όσα δεν κλείσουν τον Ιούνιο δεν κλείνουν ποτέ — τον Σεπτέμβριο δεν θα υπάρχει χρόνος και τα ανοιχτά θέματα θα κουβαληθούν στη νέα χρονιά.
Οικονομικά
1. Κλείστε τα ανοιχτά υπόλοιπα. Βγάλτε λίστα με όσους χρωστάνε και επικοινωνήστε ΠΡΙΝ τελειώσουν τα μαθήματα. Μετά τον Ιούνιο η είσπραξη γίνεται δραματικά δυσκολότερη.
2. Καταγράψτε τις εκπτώσεις της χρονιάς. Συνολικό ποσό, ποσοστό επί των μεικτών διδάκτρων, κατανομή ανά τύπο. Είναι η βάση για τον τιμοκατάλογο της επόμενης χρονιάς.
3. Συμφωνήστε παραστατικά και εισπράξεις. Ό,τι εισπράχθηκε πρέπει να αντιστοιχεί σε παραστατικό. Οι ασυμφωνίες βρίσκονται πολύ ευκολότερα τώρα παρά τον Μάρτιο.
4. Υπολογίστε το πραγματικό αποτέλεσμα. Έσοδα μείον έξοδα, με τον δικό σας μισθό μέσα. Είναι ο αριθμός που καθορίζει κάθε απόφαση της επόμενης χρονιάς.
Δεδομένα
5. Ξεχωρίστε ποιοι συνεχίζουν. Ενεργοί, αποχωρούντες, αναποφάσιστοι. Οι τρίτοι είναι η πιο πολύτιμη λίστα του καλοκαιριού.
6. Κλείστε την ακαδημαϊκή χρονιά στο σύστημά σας. Οι εγγραφές μεταφέρονται στη νέα χρονιά, τα ιστορικά δεδομένα κλειδώνουν. Αν το σύστημά σας δεν το κάνει, θα μπερδεύετε παλιά και νέα δεδομένα όλο τον Σεπτέμβριο.
7. Καθαρίστε. Διπλοεγγραφές, μαθητές που έφυγαν πριν χρόνια, τηλέφωνα που δεν ισχύουν.
8. Ελέγξτε ό,τι πρέπει να διαγραφεί. Δεδομένα ανηλίκων που δεν χρειάζεστε πια δεν πρέπει να κρατούνται επ αόριστον. Ορίστε πολιτική διατήρησης και εφαρμόστε τη μία φορά τον χρόνο, τώρα.
Προσωπικό
9. Κάντε απολογισμό με κάθε καθηγητή. Τι πήγε καλά, τι δυσκόλεψε, τι θέλει να διδάξει του χρόνου. Δεκαπέντε λεπτά ο καθένας, τον Ιούνιο — όχι τον Σεπτέμβριο που θα είναι αργά για αλλαγές.
10. Κλείστε τις οικονομικές εκκρεμότητες προσωπικού και επιβεβαιώστε ποιοι επιστρέφουν τον Σεπτέμβριο. Ένας καθηγητής που δεν επιστρέφει και το ανακοινώνει τον Αύγουστο είναι από τα χειρότερα σενάρια.
Προετοιμασία της επόμενης
11. Αποφασίστε τιμοκατάλογο και εκπτώσεις. Πριν τις εγγραφές, όχι κατά τη διάρκειά τους. Οι τιμές που ανακοινώνονται καθυστερημένα φαίνονται πρόχειρες και προσκαλούν διαπραγμάτευση.
12. Φτιάξτε προσχέδιο προγράμματος. Με βάση όσους έχουν δηλώσει ότι συνεχίζουν. Δεν θα είναι το τελικό, αλλά σας επιτρέπει να απαντάτε στον γονιό που ρωτάει τον Ιούλιο «τι ώρες θα έχει;» — και αυτή η απάντηση κλείνει εγγραφές.
Η σειρά μετράει
Πρώτα τα οικονομικά, όσο οι οικογένειες έρχονται ακόμη στο φροντιστήριο. Μετά τα δεδομένα, όσο θυμάστε τις λεπτομέρειες. Μετά το προσωπικό, πριν κλείσουν οι δικές τους αποφάσεις για το καλοκαίρι. Και τέλος η προετοιμασία, με ήσυχο μυαλό.
Δύο ημέρες συγκεντρωμένης δουλειάς τον Ιούνιο γλιτώνουν δύο εβδομάδες αναστάτωσης τον Σεπτέμβριο.
Συχνές ερωτήσεις
Πότε ακριβώς ξεκινάω το κλείσιμο;
Οι οικονομικές εκκρεμότητες θέλουν προσοχή πριν τελειώσουν τα μαθήματα, δηλαδή μέσα Μαΐου. Τα υπόλοιπα γίνονται μέσα στον Ιούνιο.
Τι κρατάω και τι διαγράφω από τα δεδομένα;
Κρατάτε ό,τι χρειάζεστε λειτουργικά ή για φορολογικούς λόγους. Για τα δεδομένα μαθητών που έχουν αποχωρήσει, ορίστε ρητή περίοδο διατήρησης και τηρήστε τη. Για τις φορολογικές υποχρεώσεις διατήρησης συμβουλευτείτε τον λογιστή σας.
Πώς προσεγγίζω τους αναποφάσιστους το καλοκαίρι;
Ένα τηλεφώνημα τον Ιούνιο με απολογισμό της χρονιάς και πρόταση για την επόμενη, και ένα δεύτερο στα μέσα Αυγούστου με το πρόγραμμα. Δύο επαφές, όχι πέντε.
Αξίζει να λειτουργώ τον Ιούλιο;
Εξαρτάται από το κοινό σας. Εντατικά τμήματα προετοιμασίας και θερινά τμήματα ξένων γλωσσών έχουν ζήτηση. Υπολογίστε τα με χωριστό νεκρό σημείο, γιατί τα πάγια τρέχουν ούτως ή άλλως.
Δείτε τι κάνει το EduCore
Ελληνικό CRM/ERP για φροντιστήρια, κέντρα ξένων γλωσσών, κέντρα ειδικής αγωγής και ωδεία: μαθητές, δίδακτρα, πρόγραμμα, παρουσίες και επικοινωνία με γονείς σε ένα σημείο. 14 ημέρες δωρεάν δοκιμή — χωρίς πιστωτική κάρτα.