Τι Χρειάζεται ένα Φροντιστήριο για να Είναι Νόμιμο;

Η νομιμότητα ενός φροντιστηρίου δεν είναι ένα χαρτί αλλά τέσσερις παράλληλοι άξονες: αδειοδότηση, φορολογικά, εργασιακά και ασφαλιστικά, και προστασία προσωπικών δεδομένων. Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες προσέχουν τον πρώτο και τον δεύτερο· οι παραλείψεις συγκεντρώνονται στον τρίτο και στον τέταρτο.

Κατάλογος για προσανατολισμό, όχι νομική ή φορολογική συμβουλή. Οι απαιτήσεις αλλάζουν — επιβεβαιώνετέ τις με τον λογιστή και τον νομικό σας σύμβουλο.

1. Αδειοδότηση

• Άδεια λειτουργίας από τον ΕΟΠΠΕΠ, στη σωστή κατηγορία φορέα — φροντιστήριο, κέντρο ξένων γλωσσών ή κέντρο διά βίου μάθησης — και για τη δηλωμένη δυναμικότητα.
• Κτιριακή συμμόρφωση: βεβαίωση κύριας χρήσης με κατόψεις, πιστοποιητικό πυροπροστασίας, καταλληλότητα αιθουσών.
• Ενημέρωση σε κάθε ουσιώδη μεταβολή: αλλαγή χώρου, δυναμικότητας, νομικής μορφής ή υπευθύνου.

Το σημείο που ξεχνιέται: η άδεια αντιστοιχεί σε συγκεκριμένο χώρο και συγκεκριμένη δυναμικότητα. Αν προσθέσατε αίθουσα ή αυξήσατε τους μαθητές πέρα από τη δηλωμένη δυναμικότητα, η άδεια δεν καλύπτει πια την πραγματικότητα.

2. Φορολογικά

• Έναρξη επιχείρησης με τους σωστούς ΚΑΔ.
• Έκδοση παραστατικού σε κάθε είσπραξη και ηλεκτρονική διαβίβαση στην ΑΑΔΕ.
• Τήρηση βιβλίων κατά την κατηγορία που σας αντιστοιχεί.
• Ορθός χειρισμός ΦΠΑ. Οι υπηρεσίες εκπαίδευσης απαλλάσσονται· δραστηριότητες ερασιτεχνικού ή ψυχαγωγικού χαρακτήρα δεν καλύπτονται από την απαλλαγή. Αν κάνετε και τα δύο, ο διαχωρισμός θέλει προσοχή.
• Διατήρηση παραστατικών για την περίοδο που ορίζει η νομοθεσία.

3. Εργασιακά και ασφαλιστικά

Ο άξονας με τις περισσότερες παραλείψεις, επειδή είναι ο πιο τεχνικός και ο πιο μεταβαλλόμενος:

• Γραπτές συμβάσεις με κάθε εργαζόμενο, με σαφή ώρες και αμοιβή.
• Δηλώσεις πρόσληψης, αποχώρησης και μεταβολών στα προβλεπόμενα συστήματα, εντός των προθεσμιών.
• Δήλωση ωραρίου και των μεταβολών του. Στα φροντιστήρια οι μεταβολές είναι συχνές — αναπληρώσεις, έκτακτα τμήματα, αλλαγές ωρών — και εκεί γίνονται οι παραλείψεις.
• Ασφαλιστικές εισφορές και έγκαιρες υποβολές.
• Τήρηση κατώτατων ορίων αμοιβής και των διατάξεων για το ωράριο των εκπαιδευτικών.

Αν στο φροντιστήριό σας οι ώρες των καθηγητών δεν καταγράφονται καθώς συμβαίνουν, ο τρίτος άξονας στηρίζεται σε μνήμη. Είναι το πιο συνηθισμένο λειτουργικό κενό του κλάδου.

4. Προστασία προσωπικών δεδομένων

• Ενημέρωση προς γονείς για το τι δεδομένα κρατάτε, γιατί και για πόσο.
• Χωριστές συγκαταθέσεις για ό,τι είναι προαιρετικό, ιδίως για φωτογραφίες σε ιστοσελίδα και μέσα κοινωνικής δικτύωσης.
• Πρόσβαση με βάση τον ρόλο και ατομικοί λογαριασμοί, όχι κοινός κωδικός.
• Πολιτική διατήρησης και διαγραφής, που εφαρμόζεται και δεν μένει στο χαρτί.
• Συμβάσεις με παρόχους που επεξεργάζονται δεδομένα για λογαριασμό σας.

Ο ετήσιος έλεγχος

Μία φορά τον χρόνο, στο κλείσιμο της χρονιάς, δέκα ερωτήσεις:

1. Η άδεια αντιστοιχεί στον χώρο και τη δυναμικότητα που έχω σήμερα;
2. Το πιστοποιητικό πυροπροστασίας είναι σε ισχύ;
3. Κάθε είσπραξη της χρονιάς έχει παραστατικό;
4. Ο χειρισμός ΦΠΑ καλύπτει σωστά όλες τις δραστηριότητές μου;
5. Κάθε εργαζόμενος έχει γραπτή, ενημερωμένη σύμβαση;
6. Οι μεταβολές ωραρίου δηλώθηκαν όλες;
7. Η ενημέρωση προς γονείς είναι επικαιροποιημένη;
8. Έχω γραπτή συγκατάθεση για κάθε φωτογραφία που δημοσίευσα;
9. Έχει ανακληθεί η πρόσβαση όσων αποχώρησαν;
10. Εφάρμοσα φέτος την πολιτική διαγραφής;

Οι πέντε τελευταίες είναι αυτές που απαντώνται λιγότερο συχνά με ναι — και είναι επίσης οι φθηνότερες να διορθωθούν.