Cloud ή Εγκατάσταση στον Υπολογιστή του Γραφείου;

Για τα περισσότερα φροντιστήρια σήμερα η απάντηση είναι cloud, και ο λόγος δεν είναι τεχνολογικός αλλά πρακτικός: η τοπική εγκατάσταση μεταθέτει σε εσάς ευθύνες που δεν έχετε χρόνο να αναλάβετε — αντίγραφα ασφαλείας, ενημερώσεις, ασφάλεια, αντικατάσταση υλικού. Η τοπική λύση παραμένει λογική μόνο σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, που περιγράφονται παρακάτω.

Τι σημαίνει πρακτικά το καθένα

Cloud: το λογισμικό τρέχει σε servers του παρόχου. Το ανοίγετε από browser, από όποια συσκευή, με κωδικό. Πληρώνετε συνδρομή.

Τοπική εγκατάσταση: το πρόγραμμα και η βάση δεδομένων ζουν σε έναν υπολογιστή στο γραφείο σας. Πληρώνετε άδεια, συνήθως εφάπαξ, και συντήρηση.

Πού διαφέρουν πραγματικά

Πρόσβαση

Με cloud, ο καθηγητής περνάει παρουσίες από την τάξη και εσείς βλέπετε τα οικονομικά από το σπίτι. Με τοπική εγκατάσταση, ό,τι γίνεται, γίνεται σε εκείνο τον υπολογιστή. Για φροντιστήριο όπου μόνο η γραμματεία χρησιμοποιεί το σύστημα, η διαφορά είναι μικρή. Για φροντιστήριο όπου συμμετέχουν καθηγητές και γονείς, είναι καθοριστική.

Αντίγραφα ασφαλείας

Εδώ είναι το μεγάλο ρίσκο της τοπικής λύσης. Ο δίσκος χαλάει, ο υπολογιστής κλέβεται, ένα ransomware κρυπτογραφεί τα πάντα. Αν το τελευταίο αντίγραφο είναι σε ένα USB από τον Μάρτιο, χάσατε τη χρονιά.

Τοπική λύση χωρίς αυτοματοποιημένο, εκτός κτιρίου αντίγραφο δεν είναι λύση — είναι αναβολή απώλειας. Και ο αυτοματισμός αυτός απαιτεί χρόνο και γνώση που τα περισσότερα φροντιστήρια δεν έχουν.

Ενημερώσεις

Οι φορολογικές και νομοθετικές απαιτήσεις αλλάζουν. Στο cloud οι ενημερώσεις γίνονται χωρίς να το καταλάβετε. Τοπικά, κάποιος πρέπει να τις εγκαταστήσει — και συνήθως δεν τις εγκαθιστά κανείς μέχρι να προκύψει πρόβλημα.

Κόστος

Η τοπική λύση φαίνεται φθηνότερη γιατί το κόστος είναι εφάπαξ και ορατό. Το πλήρες κόστος όμως περιλαμβάνει τον υπολογιστή και την αντικατάστασή του, τη λύση backup, τη συντήρηση, και τον χρόνο σας όταν κάτι χαλάσει σε λάθος στιγμή. Το cloud μετατρέπει όλα αυτά σε ένα προβλέψιμο μηνιαίο ποσό.

Ασφάλεια

Αντίθετα με τη διαίσθηση, τα δεδομένα είναι συνήθως πιο ασφαλή σε σοβαρό cloud πάροχο παρά σε έναν υπολογιστή γραφείου με κοινό κωδικό που τον ξέρουν πέντε άτομα. Ο πάροχος έχει κρυπτογράφηση, ελεγχόμενη πρόσβαση και παρακολούθηση· ο υπολογιστής του γραφείου συνήθως δεν έχει τίποτα από αυτά.

Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε πάροχος είναι ασφαλής. Σημαίνει ότι πρέπει να ρωτήσετε.

Πότε έχει νόημα η τοπική λύση

• Η σύνδεσή σας στο internet είναι αναξιόπιστη και δεν υπάρχει εναλλακτική.
• Έχετε ήδη υποδομή και άνθρωπο που τη διαχειρίζεται.
• Χρησιμοποιείτε ήδη ένα τοπικό πρόγραμμα που καλύπτει τις ανάγκες σας και η αλλαγή δεν προσφέρει αρκετά.

Οι ερωτήσεις για έναν cloud πάροχο

1. Πού φιλοξενούνται τα δεδομένα;
2. Κάθε πότε γίνονται αντίγραφα και πόσο πίσω μπορώ να επανέλθω;
3. Τι γίνεται αν διακόψω — πώς παίρνω τα δεδομένα μου και σε τι μορφή;
4. Ποιοι από την πλευρά σας μπορούν να δουν τα δεδομένα μου;
5. Τι συμβαίνει αν πέσει η δική μου σύνδεση σε ώρα αιχμής;

Η τρίτη είναι η σημαντικότερη. Ένας πάροχος που σας δίνει εύκολα τα δεδομένα σας δεν σας κρατάει επειδή δεν μπορείτε να φύγετε — σας κρατάει επειδή είναι καλός.