12 Ερωτήσεις Πριν Αγοράσετε Λογισμικό Φροντιστηρίου
Οι ερωτήσεις που ξεχωρίζουν μια σοβαρή πλατφόρμα από μια καλή παρουσίαση — και οι δύο που σχεδόν κανείς δεν κάνει πριν υπογράψει.
Μια παρουσίαση λογισμικού δείχνει πάντα τα δυνατά σημεία. Οι παρακάτω δώδεκα ερωτήσεις δείχνουν τα υπόλοιπα. Κάντε τις πριν υπογράψετε, όχι μετά — και σημειώστε τις απαντήσεις, γιατί η διαφορά ανάμεσα σε «ναι» και «ναι, με επιπλέον χρέωση» κοστίζει.
Για τα δεδομένα σας
1. Πώς παίρνω τα δεδομένα μου πίσω αν φύγω;
Η σημαντικότερη ερώτηση και η πιο σπάνια. Ζητήστε συγκεκριμένα: εξαγωγή σε CSV ή Excel, όλων των οντοτήτων, χωρίς χρέωση, χωρίς να χρειάζεται αίτημα υποστήριξης. Αν η απάντηση είναι αόριστη, η απάντηση είναι όχι.
2. Πού φιλοξενούνται τα δεδομένα και ποιος έχει πρόσβαση;
Μιλάμε για προσωπικά δεδομένα ανηλίκων. Θέλετε καθαρή απάντηση για τον τόπο φιλοξενίας, για το ποιοι εργαζόμενοι του παρόχου μπορούν να δουν τα δεδομένα σας και υπό ποιες προϋποθέσεις.
3. Κάθε πότε γίνονται αντίγραφα ασφαλείας και πόσο πίσω φτάνουν;
Και το πιο πρακτικό: αν διαγράψω κατά λάθος ένα τμήμα την Τρίτη, μπορώ να το επαναφέρω την Πέμπτη;
4. Μπορώ να μεταφέρω τα υπάρχοντα δεδομένα μου και ποιος το κάνει;
Εισαγωγή από CSV, ναι ή όχι. Αν το κάνει ο πάροχος, με τι χρέωση και σε πόσες μέρες.
Για την καθημερινή χρήση
5. Πόσα κλικ θέλει η πιο συχνή μου εργασία;
Επιλέξτε τη δική σας: καταχώρηση πληρωμής, καταχώρηση παρουσίας, εγγραφή νέου μαθητή. Ζητήστε να τη δείτε ζωντανά, όχι σε βίντεο. Αν θέλει οκτώ κλικ, θα τη μισείτε σε έναν μήνα.
6. Τι βλέπει ο καθηγητής και τι δεν βλέπει;
Τα δικαιώματα ανά ρόλο δεν είναι πολυτέλεια. Ο καθηγητής δεν πρέπει να βλέπει οικονομικά στοιχεία οικογενειών ούτε ωρομίσθια συναδέλφων.
7. Δουλεύει από κινητό;
Όχι «υπάρχει εφαρμογή», αλλά: μπορεί ο καθηγητής να περάσει παρουσίες από το κινητό του, μέσα στην τάξη, σε 20 δευτερόλεπτα;
8. Τι γίνεται στο τέλος της σχολικής χρονιάς;
Πώς κλείνει η χρονιά, πώς μεταφέρονται οι μαθητές στην επόμενη, τι γίνεται με τα ιστορικά δεδομένα. Πολλά συστήματα το αγνοούν εντελώς και σας αφήνουν να το λύσετε χειροκίνητα κάθε Ιούνιο.
Για το κόστος
9. Τι ακριβώς περιλαμβάνει η τιμή;
Ζητήστε λίστα του τι χρεώνεται επιπλέον. Τα συνηθέστερα κρυφά κόστη: SMS, αρχική μεταφορά δεδομένων, εκπαίδευση, επιπλέον χρήστες, portal γονέων.
10. Πώς αλλάζει η τιμή αν διπλασιαστούν οι μαθητές μου;
Θέλετε να ξέρετε την κλίμακα από τώρα, όχι όταν είστε ήδη εξαρτημένοι.
11. Υπάρχει δέσμευση και ποια είναι η διαδικασία διακοπής;
Ετήσιο συμβόλαιο με αυτόματη ανανέωση είναι διαφορετικό πράγμα από μηνιαία συνδρομή. Και τα δύο είναι θεμιτά — αρκεί να το ξέρετε.
Η ερώτηση που δείχνει τα πάντα
12. Πόσο γρήγορα απαντάτε όταν κάτι δεν δουλεύει τον Σεπτέμβριο;
Ο Σεπτέμβριος είναι η μόνη στιγμή που πραγματικά μετράει. Ρωτήστε ποιο είναι το κανάλι υποστήριξης, ποιες ώρες, και ποιος είναι ο χρόνος απόκρισης. Ένα σύστημα που δουλεύει άψογα αλλά δεν απαντά κανείς όταν κολλήσει, δεν δουλεύει.
Πώς αξιοποιείτε τις απαντήσεις
Μη ζητήσετε γραπτές απαντήσεις σε δώδεκα ερωτήσεις — δεν θα τις πάρετε. Κάντε τις προφορικά στην παρουσίαση, κρατήστε σημειώσεις, και μετά στείλτε ένα email της μορφής «καταλαβαίνω ότι ισχύουν τα εξής, επιβεβαιώνετε;». Αυτό το email είναι η προστασία σας.
Και δοκιμάστε με πραγματικά δεδομένα. Πάρτε ένα υπαρκτό τμήμα, περάστε το ολόκληρο μέσα στη δοκιμαστική περίοδο, και κάντε μία εβδομάδα κανονικής δουλειάς. Θα μάθετε περισσότερα από όσα σας δείχνει οποιαδήποτε παρουσίαση.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο πρέπει να κρατήσει η δοκιμαστική περίοδος για να βγάλω συμπέρασμα;
Δύο εβδομάδες με πραγματικά δεδομένα ενός τμήματος αρκούν. Το κρίσιμο δεν είναι η διάρκεια αλλά το να κάνετε κανονική δουλειά μέσα στο σύστημα, όχι απλή περιήγηση.
Να προτιμήσω ελληνική ή ξένη πλατφόρμα;
Το ζητούμενο δεν είναι η χώρα αλλά η κάλυψη των ελληνικών ιδιαιτεροτήτων: ελληνική αναζήτηση με τόνους, ελληνικό σχολικό ημερολόγιο, ηλεκτρονική διαβίβαση παραστατικών και υποστήριξη στα ελληνικά όταν κάτι κολλήσει τον Σεπτέμβριο.
Τι σημαίνει ότι το λογισμικό είναι cloud;
Ότι τρέχει σε servers του παρόχου και το χρησιμοποιείτε από browser, χωρίς εγκατάσταση. Το πλεονέκτημα είναι η πρόσβαση από παντού και οι αυτόματες ενημερώσεις. Η προϋπόθεση είναι σταθερή σύνδεση στο internet.
Μπορώ να αλλάξω πλατφόρμα στη μέση της χρονιάς;
Τεχνικά ναι, πρακτικά αποφύγετέ το. Η ιδανική στιγμή είναι Ιούνιος ή Ιούλιος, όταν η χρονιά έχει κλείσει και οι εγγραφές δεν τρέχουν ακόμη.
Δείτε τι κάνει το EduCore
Ελληνικό CRM/ERP για φροντιστήρια, κέντρα ξένων γλωσσών, κέντρα ειδικής αγωγής και ωδεία: μαθητές, δίδακτρα, πρόγραμμα, παρουσίες και επικοινωνία με γονείς σε ένα σημείο. 14 ημέρες δωρεάν δοκιμή — χωρίς πιστωτική κάρτα.